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Archives : Questions/réponses

Dans notre section archives, vous découvrirez des sujets captivants et des réponses à certaines de vos questions existentielles... ou presque !

Certes, nous n'avons pas la prétention de rivaliser avec les dossiers exhaustifs de Condolegal.com, mais nos archives valent tout de même le détour.

Qui sait, vous pourriez y trouver des pépites insoupçonnées... ou au moins une bonne lecture pour accompagner votre café !

Noter que les nformations, commentaires, opinions ou recommandations fournis par les conseillers et conseillères ne constituent pas un avis professionnel, financier ou juridique. Ils ne remplacent en aucun cas une consultation auprès d'un spécialiste dans ces domaines.

Articles en VRACS...

Un syndicat peut-il exiger des frais pour la transmission de documents et d'informations demandés par un courtier ou un notaire lors de la vente d'une unité ?

Oui, un syndicat de copropriété au Québec peut exiger des frais pour la transmission de documents et d’informations demandés par un courtier immobilier ou un notaire lors de la vente d’une unité.

Bases légales et pratiques

Article 1088 du Code civil du Québec
- Le syndicat est tenu de fournir au copropriétaire vendeur et à l'acheteur certaines informations, comme le montant des charges communes, le fonds de prévoyance, les procès-verbaux des assemblées, etc.
- Le code ne précise pas si ces documents doivent être gratuits, mais en pratique, les syndicats facturent souvent ces services pour couvrir les frais administratifs.
Tarification habituelle
- Les frais varient d’un syndicat à l’autre et peuvent inclure :
  - Lettre de conformité (état des charges, dettes, contributions au fonds de prévoyance)
  - Cahier des charges de copropriété (déclaration de copropriété, règlements, etc.)
  - Procès-verbaux récents et états financiers
- Ces frais peuvent aller de 50 $ à 500 $, selon la complexité des documents et le délai de traitement.
Meilleures pratiques
- Afficher clairement les frais applicables dans le règlement du syndicat ou la déclaration de copropriété.
- Offrir un délai de réponse raisonnable pour éviter des conflits avec les vendeurs et les notaires.

Si votre syndicat envisage de facturer ces frais, assurez-vous que c’est bien documenté et justifiable!

L’administration d’une copropriété implique bien plus que la simple gestion quotidienne de l’immeuble. Certaines demandes, notamment celles liées à la vente d’une unité, exigent du temps, des recherches et une gestion rigoureuse des documents. Or, un syndicat de copropriété a tout à fait le droit de facturer pour ces services, comme l’accès au registre, la délivrance de copies de documents ou encore le traitement de formulaires spécifiques.

Lors d’une vente, les courtiers immobiliers sollicitent souvent le syndicat pour obtenir divers documents : procès-verbaux, états financiers, budgets, déclaration de copropriété et, bien sûr, le formulaire DRCOP. Ce dernier, en particulier, nécessite du temps et de la précision pour être complété. Si la demande est envoyée à un gestionnaire, des frais supplémentaires seront inévitablement facturés par celui-ci.

Il en va de même pour le notaire lors de la vente d’une unité. Celui-ci exigera plusieurs documents, dont l’état financier du copropriétaire vendeur et un questionnaire détaillé sur la copropriété. Encore une fois, répondre à ces demandes représente un travail administratif supplémentaire qui ne devrait pas reposer gratuitement sur le syndicat.

C’est pourquoi il est recommandé d’adopter un règlement établissant clairement les frais applicables selon la situation.

Par exemple : (frais variables d'un syndicat à l'autre)

150 $ pour la transmission des documents demandés par le courtier
150 $ pour les documents et le questionnaire exigés par le notaire

Généralement, ces frais sont à la charge du copropriétaire vendeur, qui les verse directement au syndicat ou à son gestionnaire.

En mettant en place une tarification claire et équitable, le syndicat protège son temps et ses ressources tout en assurant un service efficace et structuré.

Référence :

Accès au registre de la copropriété (art. 1070.1) par le copropriétaire-vendeur.

Le projet de loi 16 balise également les modalités d’accès et de consultation du registre de la copropriété. « Cette consultation doit pouvoir se faire en présence d’un administrateur ou d’une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration, à des heures raisonnables et selon les modalités prévues par le règlement de l’immeuble.

Tout copropriétaire a le droit, moyennant des frais raisonnables, d’obtenir copie du contenu du registre et de ces documents. » (art. 1070.1 C.c.Q.) La loi vient donc garantir l’accès des copropriétaires au registre, tout en rappelant que cet accès doit se faire aux conditions définies dans le règlement de l’immeuble. Cela permettra de clarifier cette situation et aussi de défrayer le syndicat en cas de demande de copie de documents.

L’article 1068.2 prévoit que le syndicat doit répondre aux demandes de document du promettant acheteur afin d’aider ce dernier à « donner un consentement éclairé ». Le syndicat pourra demander des frais au promettant acheteur pour s’acquitter de cette tâche. On ne prévoit pas de montant dans le projet de loi, mais ils devraient rester raisonnables et proportionnels aux renseignements demandés.

Le syndicat devra aussi transmettre une copie de ces documents ou renseignements au propriétaire vendeur. Cela permettra à toutes les parties de disposer de la même information.

Démarche en 5 étapes pour l’adoption et l’archivage d’un règlement d’immeuble.

Démarche en 5 étapes pour l'adoption et l'archivage d'un règlement d'immeuble.

Cadre légal

La Loi 16 précise le processus de modification des règlements d'immeuble en exigeant que toute modification soit adoptée expressément, soit par une résolution écrite des copropriétaires, soit par un vote en assemblée, consigné dans le procès-verbal.

Une fois adoptés, les règlements doivent être déposés au registre du syndicat, conformément à l'article 1070 du Code civil du Québec (art. 1060 CcQ).

Procédure en 5 étapes

Rédaction

Le conseil d'administration prépare un projet de règlement en s'assurant qu'il respecte les dispositions légales et la déclaration de copropriété. Pour garantir sa validité juridique, il est recommandé de consulter un professionnel spécialisé en copropriété, notamment si le règlement prévoit une clause pénale.

Convocation

Le projet de règlement est transmis aux copropriétaires avec l'avis de convocation et l'ordre du jour de l'assemblée où il sera soumis au vote.

Délibération et vote

Lors de l'assemblée, le conseil d'administration présente le projet de règlement et répond aux questions des copropriétaires. Le règlement est ensuite soumis au vote et adopté à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés (50 % + 1).

Communication et conservation

Une fois adoptée, le conseil d'administration :

Inscrire l'adoption du règlement dans le procès-verbal de l'assemblée ;
Transmet une copie du procès-verbal aux copropriétaires ;
Déposez scrupuleusement le règlement au registre de la copropriété, conformément aux obligations légales.

Il est essentiel que le syndicat maintienne une gestion rigoureuse de ses règlements, ceux-ci étant opposables aux copropriétaires, locataires et occupants.

Archivage et diffusion

Les règlements adoptés sont regroupés dans un document intitulé « Règlement d'immeuble » , mis à jour régulièrement. Ce document complète la déclaration de copropriété et est souvent requis par les notaires lors de transactions immobilières.

Le syndicat doit veiller à ce que chaque nouveau copropriétaire, locataire ou occupant reçoive une copie des règlements en vigueur afin d'assurer leur application et le respect des règles de vie commune.

Distinction entre règlement et modification de la déclaration

Un règlement ne peut en aucun cas modifier l'acte constitutif de la déclaration de copropriété. Toute modification qui touche la structure de l'immeuble, à sa destination ou aux droits des copropriétaires nécessite un amendement à la déclaration de copropriété, conformément à l'article 1097 du Code civil du Québec.

Un règlement doit donc s'inscrire strictement dans le cadre des pouvoirs du syndicat et respecter la hiérarchie des normes applicables en copropriété.

Un syndicat peut-il interdire les chiens dans une copropriété où les animaux sont autorisés ?

Un syndicat peut-il interdire les chiens dans une copropriété où les animaux sont autorisés ?

Le syndicat de copropriété ne peut pas imposer une interdiction des chiens sans modifier formellement la déclaration de copropriété et sans respecter les conditions prévues à l’article 1056 du Code civil du Québec. Il peut cependant faire un règlement pour encadrer les chiens et fixé des modalités.

Voici pourquoi :

Respect de la déclaration de copropriété :
- Si la déclaration de copropriété initiale autorise les animaux domestiques, une interdiction générale des chiens constitue une modification aux règles de jouissance des parties privatives.
- Une telle modification ne peut pas être imposée simplement par un règlement adopté par l’assemblée ou une décision du conseil d’administration.
Conditions de l’article 1097 C.c.Q. :
- Cet article stipule que toute modification aux conditions d’usage des parties privatives doit être adoptée par un vote des copropriétaires représentant les trois quarts (¾) des voix de tous les copropriétaires.
- Ce n’est donc pas une décision qui peut être prise unilatéralement par le conseil d’administration ni par une simple majorité en assemblée.
Principe de droits acquis :
- Si la déclaration de copropriété autorise les animaux, les copropriétaires et locataires ayant déjà des chiens bénéficient de droits acquis.
- Une interdiction ne pourrait, au mieux, s’appliquer qu’aux nouveaux occupants, mais encore faudrait-il que la déclaration soit modifiée en bonne et due forme.
Jurisprudence et recours possibles :
- Plusieurs décisions des tribunaux québécois confirment que l’interdiction des animaux dans un immeuble où ils étaient initialement permis doit suivre la procédure légale.

Conclusion

Si le syndicat souhaite interdire les chiens, il doit modifier la déclaration de copropriété avec un vote conforme à l’article 1056 C.c.Q. Toute autre tentative serait invalide et contestable en justice.

Si vous faites face à une telle situation, il serait prudent d’examiner la déclaration de copropriété et de vérifier si le syndicat a suivi la procédure légale.

Faire appel à un médiateur ou un avocat

Si vous voulez éviter une procédure judiciaire longue, une médiation avec le syndicat peut être une solution. Un avocat spécialisé en copropriété peut rédiger une mise en demeure et analyser vos options dans une telle situation.

Référence légale :

1056. La déclaration de copropriété ne peut imposer aucune restriction aux droits des copropriétaires, sauf celles qui sont justifiées par la destination de l’immeuble, ses caractères ou sa situation.

Remplacement d’un thermos (vitre scellée) en copropriété : qui paie la facture ?

Remplacement d’un thermos (vitre scellée) en copropriété : qui paie la facture ?

Préambule

Il est essentiel de toujours consulter la déclaration de copropriété, car celle-ci peut contenir des clauses particulières ou des exclusions qui modifient la répartition habituelle des responsabilités.

En règle générale, c’est le syndicat qui assume les frais liés au remplacement des fenêtres, surtout lorsqu’elles ont perdu leur fonction isolante, ce qui dépasse l’entretien courant. En effet, une fenêtre qui ne remplit plus son rôle d’isolation doit être considérée comme devant être remplacée, et non simplement entretenue.

Cela dit, si la déclaration ne précise rien de clair à ce sujet, il ne faut surtout pas interpréter les clauses à sa manière. Il est toujours préférable de consulter un avocat spécialisé en droit de la copropriété pour obtenir une opinion juridique fiable et éviter toute mauvaise décision.

En copropriété divise, les fenêtres — incluant leur vitrage scellé, appelé thermos — soulèvent régulièrement des questions de responsabilité lorsqu’il est temps de les remplacer. Ces éléments sont en effet souvent qualifiés de parties communes à usage restreint (PCUR), ce qui a des implications importantes sur le plan financier.

Alors, qui doit payer lorsque le thermos est embué, fissuré ou perd sa capacité isolante?

Voici ce qu’il faut savoir :

Un cadre juridique clair, mais à lire avec attention

Le Code civil du Québec, à la suite des modifications apportées par la Loi 16, clarifie la répartition des responsabilités pour les PCUR :

Article 1064 C.c.Q. :
- Le syndicat est responsable des réparations majeures et du remplacement des parties communes, incluant les PCUR.
- Le copropriétaire ayant l’usage exclusif de la PCUR doit en assumer l’entretien courant, sauf disposition contraire dans la déclaration de copropriété.

Cela signifie que par défaut, le remplacement d’un thermos est à la charge du syndicat, puisqu’il s’agit d’un acte de remplacement, et non d’entretien.

Remplacement ou entretien? Une distinction cruciale

Il est essentiel de distinguer entre l’entretien courant et le remplacement :

Entretien courant : Nettoyage, huilage des mécanismes, ajustement mineur.
- ➤ À la charge du copropriétaire.
Remplacement du thermos (vitrage double embué ou défectueux) : Perte de la fonction isolante, remplacement nécessaire pour maintenir l’intégrité du bâtiment.
- ➤ À la charge du syndicat, car il s’agit d’une réparation majeure.

Le remplacement d’un thermos (vitre scellée) est considéré comme une réparation majeure lorsque la fonction isolante est perdue (ex. : formation de buée entre les vitres). À ce titre, cette dépense est généralement à la charge du syndicat, puisqu’il s’agit d’une intervention qui dépasse l’entretien courant.

Le rôle fondamental de la déclaration de copropriété

Même si le Code civil établit des principes par défaut, la déclaration de copropriété peut moduler ou inverser cette responsabilité.

Exemples de clauses possibles :

Le remplacement du thermos est à la charge du copropriétaire.
Le copropriétaire doit obtenir une autorisation écrite du syndicat avant toute intervention.

Il ne faut jamais supposer ou interpréter les clauses à l’aveugle. En cas de doute ou de formulation ambiguë, consultez un professionnel du droit (avocat ou notaire spécialisé en copropriété).

Les clés de répartition : un aspect souvent négligé

Les charges relatives aux PCUR, telles que le remplacement des fenêtres, doivent faire l’objet d’une clé de répartition spécifique dans la déclaration de copropriété. Ce mécanisme permet d’éviter que l’ensemble des copropriétaires paient pour des réparations qui ne bénéficient qu’à certains.

Bon à savoir : Dans bien des syndicats, le coût du remplacement des fenêtres est réparti entre les unités qui les utilisent, et non selon les quotes-parts générales.

Si la clé de répartition appropriée n’est pas précisée, il peut y avoir litige — ou injustice financière. Une mise à jour de la déclaration ou du règlement de l’immeuble peut être envisagée à moyen terme pour clarifier ce point.

Attention à la négligence ou à la faute

Si le thermos est brisé en raison :

d’une mauvaise manipulation par un copropriétaire ou un entrepreneur engagé par lui,
ou d’une négligence (ex. : perçage du cadre, choc volontaire ou accidentel),

alors le syndicat pourrait exercer un recours contre le copropriétaire fautif pour lui réclamer les frais engagés, même si, en principe, le remplacement relève du syndicat.

Jurisprudence pertinente

Un exemple éclairant :

Cayer c. Syndicat de la copropriété du 7265 rue de Beaufort, 2021 QCCQ 8588
Cette décision illustre la position des tribunaux : la fenêtre, incluant la vitre thermos, est considérée comme un tout. On ne peut pas dire que la vitre appartient au copropriétaire et le cadre au syndicat. La responsabilité suit la nature de la partie commune à usage restreint.

Lien vers la décision : 2021 QCCQ 8588

Décision - Cayer c. Syndicat de la copropriété du 7265 rue de Beaufort - 2021 QCCQ 8588

https://citoyens.soquij.qc.ca/php/decision.php...

À retenir

Par défaut, le remplacement du thermos est à la charge du syndicat, car il s’agit d’une réparation majeure d’une PCUR.
Le copropriétaire assume uniquement l’entretien courant.
La déclaration de copropriété peut modifier ces règles.
Vérifiez toujours les clés de répartition applicables aux PCUR.
En cas de doute : consultez un avocat spécialisé.

Sources utiles :

Condolegal – Qui doit payer pour remplacer une vitre thermos?

Lien : https://www.condolegal.com/gestion/questions-reponses/3112-qui-doit-payer-pour-remplacer-le-thermos-d-une-fen-trec

Avant d'acheter un condo, deux questions à se poser :

Quels sont les types de copropriété les plus fréquents à connaître avant d’acheter un condo ?

Avant d’acheter, il est essentiel de comprendre le type de copropriété auquel tu t'intéresses, car cela a un impact direct sur ce que tu achètes réellement, sur tes droits et responsabilités, ainsi que sur le mode de gestion de l’immeuble.

Voici les principaux types de copropriétés que l’on retrouve au Québec :

1. Copropriété divise (le condo classique)

C’est la forme la plus courante. Chaque propriétaire possède :

Une unité privative (ex. : son appartement ou condo, identifié par un numéro cadastral distinct)
Une quote-part des parties communes (toit, murs porteurs, escaliers, ascenseur, terrain, etc.)

Ce type de copropriété est géré par un syndicat qui s’occupe de l’entretien, des assurances et de la gestion financière de l’ensemble de l’immeuble.

2. Copropriété indivise

Dans ce cas, l’immeuble est détenu collectivement par plusieurs propriétaires, sans division cadastrale.

Chaque acheteur détient un pourcentage de l’immeuble, mais pas une unité spécifique en propre.
Un pacte d’indivision est généralement rédigé pour définir les droits et obligations de chacun.

Ce type de copropriété est souvent utilisé dans les duplex ou triplex achetés à plusieurs, et l’hypothèque est souvent collective (au nom de tous les indivisaires).

3. Copropriété horizontale

Aussi appelée copropriété de maisons en rangée (maisons de villes), ce type de copropriété ressemble à un quartier résidentiel fermé.

Chaque propriétaire a sa maison individuelle sur un terrain privé (souvent avec un garage et une cour).
Mais certaines infrastructures (ex. : stationnements communs, allées, piscine, club-house) sont partagées.

Cette formule combine autonomie individuelle et gestion collective pour certaines installations.

4. Copropriété à usage mixte

Un immeuble peut inclure à la fois des unités résidentielles, commerciales ou professionnelles (ex. : condos résidentiels aux étages, commerces au rez-de-chaussée).

La déclaration de copropriété établit des règlements particuliers selon les types d’usage.
Les charges sont réparties selon la destination des parties privatives.

Ces copropriétés nécessitent souvent une gestion plus complexe, surtout en présence de plusieurs vocations (résidentielle vs commerciale).

5. Copropriété concomitante

Ce type de copropriété s’observe dans les projets immobiliers d’envergure, où plusieurs copropriétés divises distinctes coexistent au sein d’un même ensemble immobilier.

Chaque immeuble (ou phase) constitue une copropriété divise indépendante, avec sa propre déclaration et son propre syndicat "vertical" / concomitant
L’ensemble du site, incluant les terrains, les infrastructures et certains équipements communs, est régi par un syndicat initial "horizontal" (souvent créé dans la première phase)

Un accord de gestion ou une convention de copropriété concomitante vient établir les droits et obligations de chacun pour les parties communes partagées (ex. : stationnement, structure, système de chauffage central, ascenseur, entrée, etc.)

Ce modèle est fréquent dans les complexes à phases multiples ou regroupant plusieurs bâtiments autonomes mais reliés (physiquement ou fonctionnellement).

La gestion est plus complexe : elle exige une coordination entre les syndicats verticaux et le syndicat horizontal, chacun ayant ses responsabilités propres. Une entité de coordination, peut être constituée pour gérer les interactions.

Quels documents faut-il consulter avant d’acheter un condo dans un immeuble en copropriété ?

Vérification des documents avant l'achat d'une copropriété au Québec

Avant d’acheter une copropriété divise (condo) au Québec, il est essentiel – et légalement recommandé – de consulter certains documents pour bien comprendre ce que tu t’apprêtes à acheter, tant pour l’unité privative que les parties communes. Cela permet d’évaluer les obligations financières, l’état de l’immeuble et le fonctionnement du syndicat de copropriété.

Accès aux documents – Article 1068.2 du Code civil du Québec

L’article 1068.2 C.c.Q. prévoit que :

« Le syndicat est tenu, sous réserve des dispositions relatives à la protection de la vie privée, de fournir avec diligence au promettant acheteur, aux frais de celui-ci, les documents ou renseignements concernant l’immeuble et le syndicat qui sont de nature à lui permettre de donner un consentement éclairé. »

Le syndicat doit également transmettre ces documents au propriétaire de la fraction ou à ses ayants cause, s’ils en font la demande.

Documents généralement remis par le syndicat

Bien que la loi ne donne pas de liste exhaustive, les documents couramment fournis comprennent :

La déclaration de copropriété (acte constitutif, règlement de l’immeuble, état descriptif des fractions)
Les modifications à la déclaration
Les règlements internes publié sous forme du « Règlement de l’immeuble »
Les procès-verbaux :
- Des assemblées des copropriétaires (2 dernières années)
- Du conseil d’administration (2 dernières années)
Les états financiers (2 ou 3 derniers exercices)
Le budget prévisionnel en cours
L’état du fonds de prévoyance
Les contrats importants (gestion, entretien, assurances, etc.)
L’historique des sinistres (facultatif mais intéressant)

Non encore en vigueur (projet de règlement à venir en 2025)

Le carnet d’entretien
L’attestation sur l’état de la copropriété

🕒 Délai de transmission
Bien que le Code civil ne fixe pas de délai précis, il est généralement admis que le syndicat doit fournir ces documents dans un délai raisonnable, souvent estimé à 15 jours.

Documents bientôt obligatoires issus de la Loi 16

Le carnet d’entretien (non en vigueur)

Ce document de gestion doit être produit par des professionnels qualifiés et mis à jour annuellement. Il contient :

L’inventaire des parties communes
L’historique des travaux réalisés
Le plan de maintenance préventive
Les rapports d’inspection
Les garanties en vigueur
Les recommandations pour l’entretien futur
Les coordonnées des fournisseurs

🧾 L’attestation sur l’état de la copropriété (non en vigueur)

Inspirée du « status certificate » de l’Ontario, cette attestation regroupe :

L’état financier du syndicat
L’état physique de l’immeuble
Les travaux majeurs planifiés
Les cotisations spéciales en cours ou à venir

Conseils pratiques

Assure-toi d’obtenir tous les documents pertinents avant de signer une promesse d’achat ferme.
Consulte-les attentivement avec un professionnel : courtier immobilier, notaire ou avocat.
Évalue la situation financière du syndicat : fonds de prévoyance, cotisations, dettes, charges à venir.
Passe en revue les règlements internes pour vérifier s’ils sont compatibles avec ton mode de vie (animaux, location, BBQ, etc.).

En résumé

Avant de finaliser l’achat d’une copropriété, veille à obtenir :

Le carnet d’entretien (obligatoire à partir de 2025, selon la Loi 16)
L’attestation sur l’état de la copropriété (obligatoire à partir de 2025, selon la Loi 16)
L’ensemble des documents listés ci-dessus, fournis en vertu de l’article 1068.2 C.c.Q.

Ces documents sont essentiels pour évaluer l’état global de l’immeuble, la santé financière du syndicat et pour bien comprendre tes droits et obligations futurs comme copropriétaire.

Conclusion

En résumé, l'article 1068.2 C.c.Q. confère au promettant acheteur le droit d'obtenir du syndicat les documents nécessaires pour évaluer l'état de la copropriété. Il est donc essentiel de s'assurer que le syndicat respecte cette obligation afin de permettre à l'acheteur de prendre une décision éclairée.

Les assurances en copropriété :

De nombreuses questions se posent sur les assurances et les démarches à suivre en cas de sinistre en copropriété.

Parlons assurances en copropriété, essayons de démêler un peu tout cela !

Parlons assurances en copropriété, essayons de démêler un peu tout cela !

La Loi 141, adoptée en 2018 et entrée en vigueur progressivement, a introduit plusieurs changements majeurs en matière d'assurance pour les copropriétés au Québec.

Voici un résumé des principales obligations qu'elle impose aux syndicats de copropriété et aux copropriétaires :

Obligations du syndicat de copropriété

Obligation d'assurance du bâtiment
- Le syndicat doit souscrire une assurance couvrant l’ensemble de l’immeuble, incluant les parties privatives et les parties communes. En effet, le syndicat possède désormais un intérêt assurable dans les parties privatives.
- La couverture doit être basée sur la valeur de reconstruction de l’immeuble, et une évaluation doit être faite minimalement tous les 5 ans par un professionnel.
Franchise et fonds d’auto-assurance
- Le syndicat doit établir un fonds d’auto-assurance destiné à couvrir la franchise de sa police d’assurance.
- Ce fonds est distinct du fonds de prévoyance et du fonds d’administration et doit être constitué progressivement selon une planification budgétaire.
Assurance responsabilité civile
- Une assurance responsabilité civile est obligatoire pour le syndicat, avec un montant minimal de couverture fixé par règlement (généralement 2 millions $).
Registre des sinistres
- Le syndicat doit tenir un registre des sinistres ayant affecté l’immeuble au cours des cinq dernières années.

Sous-assurance et impact sur les copropriétaires

Si l’assurance souscrite par le syndicat est insuffisante, les copropriétaires pourraient être appelés à payer les montants non couverts. Avenant possible dans votre assurance personnelle (copropriétaire) pour compensé

Obligations des copropriétaires

Assurance responsabilité civile obligatoire
- Chaque copropriétaire doit souscrire une assurance responsabilité civile avec un minimum de 1 million $.

Immeuble de 12 unités et moins : montant minimal de 1 million $ en assurance responsabilité civile.
Immeuble de 13 unités et plus : montant minimal de 2 millions $.

Certains règlements de copropriété peuvent exiger un montant plus élevé. Dans les unités occupées par des locataires, le syndicat pourrait adopter un règlement imposant à ces derniers de souscrire une assurance en responsabilité civile. Cela garantirait une meilleure protection pour l’ensemble de la copropriété en cas de sinistre.

Franchise à la charge du copropriétaire fautif

- Si un sinistre survient dans une partie privative et est causé par la faute ou la négligence d’un copropriétaire (ex. : fuite d’un lave-vaisselle mal entretenu), ce dernier peut être tenu de payer la franchise de l’assurance du syndicat.
Assurance complémentaire (améliorations locatives et contenu privé)
- L’assurance du syndicat ne couvre pas les améliorations apportées aux unités privatives (ex. : planchers remplacés, comptoirs en granite, etc.).
- Les copropriétaires doivent donc souscrire une assurance pour protéger ces améliorations ainsi que leurs biens personnels.
Remboursement des sinistres et implications
- Certains règlements de copropriété peuvent prévoir que les franchises d’assurance du syndicat soient refacturées aux copropriétaires selon la cause du sinistre.
- Il est essentiel que les copropriétaires connaissent ces règles et les fassent valoir auprès de leur propre assureur.

En conclusion

Impact de la Loi 141

Ces nouvelles règles visent à mieux protéger les copropriétés contre les risques financiers liés aux sinistres et à responsabiliser tant le syndicat que les copropriétaires en matière d’assurance. Cependant, elles ont aussi entraîné une hausse des primes d’assurance et une complexification de la gestion des sinistres.

Il est important de bien expliquer toute ces nuances lors d’une assemblée générale ou encore fair un communiqué ou règlement sur les assurances.

Le syndicat se doit donc de mettre en place une procédure à suivre, en cas de sinistre.

Une telle démarche (procédure à suivre) en cas de sinistre viendrait préciser aux administrateurs et surtout aux copropriétaire, quoi faire en cas de sinistre.

Dans un immeuble en copropriété, un locataire devrait-il avoir une assurance en responsabilité civile ?

Assurance du locataire :

Lorsqu’un copropriétaire loue son unité, il doit s’assurer que le bail respecte les exigences légales ainsi que celles du règlement de l’immeuble.

Le copropriétaire devrait avoir deux assurances une pour ses biens meubles et une assurance en responsabilité civile qui est obligatoire depuis la publication de la loi 141.

Pour le locataire il y a une nuance, car la loi ne parle pas du locataire.

Bien que l’assurance couvrant les biens meubles du locataire soit facultative au Québec, la loi impose désormais une assurance en responsabilité civile, dont le montant minimal peut être fixé par le règlement de l’immeuble pour le copropriétaire.

Étant donné que l'assurance en responsabilité civile (loi 141) est obligatoire pour les copropriétaires, il serait judicieux que le syndicat adopte un règlement en ce sens pour les locataires. Cela permettrait d’harmoniser les obligations et de faciliter l’inclusion de cette exigence dans les baux conclus par les copropriétaires-bailleurs.

La fiche de condolegal vous donnera toutes les informations :

https://www.condolegal.com/.../779-assurances-du-locataire

En conclusion, il suffit que le syndicat adopte un règlement, obligeant un locataire d’avoir une assurance en responsabilité civile pour se protéger mais aussi l'ensemble des copropriétaires lors d'un sinistre.

Pourquoi il faut un règlement :

1057. Le règlement de l’immeuble est opposable au locataire ou à l’occupant d’une partie privative, dès qu’un exemplaire du règlement ou des modifications qui lui sont apportées lui est remis par le copropriétaire ou, à défaut, par le syndicat.

Référence : Code civil du Québec…

1063. Chaque copropriétaire dispose de sa fraction; il use et jouit librement de sa partie privative et des parties communes, à la condition de respecter le règlement de l’immeuble et de ne porter atteinte ni aux droits des autres copropriétaires ni à la destination de l’immeuble.

1064.1. Chacun des copropriétaires doit souscrire une assurance couvrant sa responsabilité envers les tiers dont le montant obligatoire minimal est déterminé par règlement du gouvernement.

1065. Celui qui, par quelque mode que ce soit, y compris par suite de l’exercice d’un droit hypothécaire, acquiert une fraction doit en aviser le syndicat dans les 15 jours. Le copropriétaire qui loue sa partie privative doit, dans le même délai, en aviser le syndicat. Il indique le nom du locataire, la durée du bail ainsi que la date à laquelle il lui a remis une copie du règlement de l’immeuble. Il en est de même, compte tenu des adaptations nécessaires, lorsque la partie privative est autrement occupée.

Démarche en cas de sinistre en copropriété.

Procédure de Gestion des Sinistres en Copropriété

Le syndicat de copropriété détient la police d'assurance et agit comme premier intervenant en cas de sinistre. Il joue un rôle central dans la gestion des dommages affectant l'immeuble.

Démarche à suivre en cas de sinistre

Déclaration du sinistre
- Dans les parties communes : Le syndicat informe immédiatement son assureur du sinistre.
- Dans une partie privative : Le copropriétaire concerné déclare le sinistre à un administrateur du syndicat et contacte son propre assureur pour ses améliorations locatives.
Constatation et transmission de l'information
- Le syndicat vérifie la situation déclarée et transmet les informations pertinentes à son assureur.
Intervention de l'expert en sinistre
- L'assureur du syndicat mandate un expert en sinistre pour évaluer la situation, identifier la cause et proposer les travaux requis.
- Un rapport est transmis au conseil d'administration.
Exécution des réparations
- En collaboration avec l'assureur, le syndicat engage les réparations nécessaires.
- La franchise est payée via le fonds d'autoassurance du syndicat, et l'assureur couvre le reste des frais.
- Le syndicat ne prend en charge que les éléments définis dans la "Description des parties privatives" (unité de référence), tandis que le copropriétaire assume ses améliorations locatives.
Détermination de la responsabilité
- Après les réparations, le syndicat établit la responsabilité du sinistre en s'appuyant sur le rapport de l'expert en sinistre.
- Si un copropriétaire est jugé responsable, il doit rembourser la franchise payée par le syndicat.
Recours contre le responsable
- Une mise en demeure est envoyée au copropriétaire fautif.
- Ce dernier devra contacter son assureur en responsabilité civile pour obtenir un remboursement.
Cas des locataires
- Si le sinistre implique un locataire, la même procédure s'applique, mais le syndicat passe par le copropriétaire-bailleur.
- Un locataire devrait avoir une assurance biens-meubles (facultative) et doit obligatoirement détenir une assurance en responsabilité civile, exigée par le règlement d'immeuble.
Consultation d’un professionnel
- Dans les cas complexes, il est recommandé de consulter un avocat spécialisé en copropriété pour guider le syndicat dans ses démarches.

Principes généraux

L'assurance du syndicat couvre les parties communes et les parties privatives de l'immeuble.
Si un sinistre touche des parties privatives et communes (ex. : plancher et plafond), le syndicat informe son assureur qui mandate un expert en sinistre.
Si le coût du sinistre est inférieur à la franchise, le syndicat ne déposera pas de réclamation.
Selon le rapport de l'expert, le syndicat peut réclamer un remboursement au copropriétaire responsable.

Assemblée Générale Annuelle (AGA) et politique d'assurance

Lors de l'AGA, le syndicat présente le fonctionnement des assurances et les obligations en vigueur. Une politique interne est adoptée pour définir les procédures à suivre en cas de sinistre.

Article 1074.2 du Code civil du Québec

Le copropriétaire concerné devra communiquer avec son assureur pour obtenir un remboursement de la franchise payée par le syndicat si sa responsabilité est établie.

1074.2. Les sommes engagées par le syndicat pour le paiement des franchises et la réparation du préjudice occasionné aux biens dans lesquels celui-ci a un intérêt assurable ne peuvent être recouvrées des copropriétaires autrement que par leur contribution aux charges communes, sous réserve des dommages-intérêts qu’il peut obtenir du copropriétaire tenu de réparer le préjudice causé par sa faute et, dans les cas prévus au présent code, le préjudice causé par le fait ou la faute d’une autre personne ou par le fait des biens qu’il a sous sa garde.

Est réputée non écrite toute stipulation qui déroge aux dispositions du premier alinéa.

Ressources supplémentaires

Le Bureau d'assurance du Canada (BAC) offre une explication détaillée des étapes à suivre en cas de sinistre en copropriété.
https://copropriete.bac-quebec.qc.ca/

Dans votre stationnement :

Les bornes de recharge en copropriété - toutes les questions. Article par Julie Boivin

Les bornes de recharge en copropriété, comment ça marche ?

LES BORNES DE RECHARGE EN COPROPRIÉTÉ : PLANIFIER LE VIRAGE

1. En route vers l'électrification des véhicules légers au Québec

En 2021, le gouvernement du Québec annonce la fin de la fabrication des véhicules à essence à compter de 2035. La préoccupation pour l'électrification des immeubles multirésidentiels est depuis, à l'agenda des conseils d'administration qui ont tout intérêt à planifier le projet de façon structurée. Pourquoi ?

D'abord pour éviter que chaque copropriétaire possédant un véhicule électrique ne procède individuellement, sans tenir compte de l'infrastructure électrique requise pour l'ensemble de l'immeuble. Et aussi pour éviter de « construire l'avion en plein vol » et devoir mettre en œuvre un projet d'électrification des caisses de stationnement au moment où le virage vers les voitures électriques deviendra incontournable. D'ailleurs, la tendance à l'électrification est là pour de bon ; les données canadiennes révèlent que les nouvelles immatriculations de véhicules à essence ont chuté de 25 %, passant de 94,5 % en 2017 à 70,2 % en 2024 selon Mobilité Électrique Canada. De plus, on rapportait une demande accumulée au Québec de la part des acheteurs de condos pour des immeubles équipés de bornes de recharge. Cette tendance reflète l'adoption croissante d'options de transports plus durables comme les véhicules électriques et hybrides rechargeables.

2. Partage des responsabilités et des coûts

a - Qui pilote le projet ? Le conseil d'administration est le maître d'œuvre du projet d'électrification . Avant tout, le CA devra faire appel aux services d'une entreprise spécialisée ou d'un entrepreneur électricien afin de procéder à une analyse énergétique du bâtiment. Cette première prise de contact consiste en une visite des lieux (gratuite en 2024) pour évaluer la capacité électrique du ou des panneaux électriques déjà installés. Cette étape préliminaire permet de déterminer la stratégie à adopter pour relier le panneau électrique principal (partie commune) aux bornes de recharge situées dans les garages ou dans les cases de stationnement, intérieures et extérieures (parties privatives ou communes, selon la déclaration de copropriété). Cette stratégie donnera déjà une idée sommaire du coût du projet.

b - Qui a l'autorité pour la mise en œuvre du projet d'électrification ? Comme il s'agit d'un projet visant l'amélioration/transformation des parties communes, le projet requiert l'approbation de 75% des voix des copropriétaires présents ou représentés (art. 1097 CcQ). Lors d'une assemblée extraordinaire, les copropriétaires auront à voter :

Une résolution visant à modifier la déclaration de copropriété (notariée) afin de permettre l'installation des bornes de recharge, si la déclaration ne prévoit rien à ce sujet ;
Une « politique de recharge » ou à tout le moins un règlement encadrant les responsabilités des travaux, la répartition des charges financières, l'utilisation des bornes, etc. Ces modifications doivent être rédigées par un notaire ou un avocat spécialisé en droit de la copropriété.

c - Qui paie quoi ? Généralement, les responsabilités et les coûts afférents sont ainsi partagés : le syndicat prend en charge l'installation de l'infrastructure (le panneau électrique principal) et en assume les coûts alors que les copropriétaires qui ont des véhicules électriques prennent seuls en charge le coût de l'installation d'une prise de recharge dans leur garage ou espace de stationnement. Ceci sous réserve des dispositions prévues par la déclaration de copropriété.

À noter que la responsabilité personnelle inclut l'achat de la borne électrique et l'installation du filage par un électricien certifié par la Régie du bâtiment du Québec, dépendant du panneau électrique principal à la borne de recharge.

Trois façons de gérer la facturation :

Par l'utilisateur : solution simple où chaque borne est raccordée au réseau d'Hydro-Québec de l'unité du copropriétaire. Cette solution n'est pas toujours possible pour les immeubles en hauteur, mais convient aux petites copropriétés.
Par le syndicat : infrastructure commune avec un compteur d'Hydro-Québec dédié aux bornes. Le client qui reçoit le compte est le syndicat, qui réclame à son tour aux copropriétaires-utilisateurs.
Par un fournisseur de service de recharge : une solution plus coûteuse consiste à faire appel à un fournisseur qui assure un service clé en main. Il prend en charge le coût de la borne, son entretien et les coûts d'électricité. Il facture ensuite un montant mensuel directement à l'utilisateur.

3. Les enjeux techniques

Au Québec, tous les travaux visant une installation électrique doivent être exécutés par un entrepreneur-électricien membre de la Corporation des maîtres électriciens du Québec (CMEQ). Pour les travaux d'installation des bornes de recharge, l'entrepreneur-électricien doit détenir une licence valide d'entrepreneur spécialisé dans la catégorie « 16 Électricité ». On peut vérifier en consultant le site web de la Régie du bâtiment. https://www.cmeq.org/

Lorsqu'il s'agit d'installer un nouveau panneau électrique ou des bornes de recharge, des aspects techniques entrent en jeu : espace disponible, étude de capacité, prise électrique et tension, compteurs, salle électrique et état du panneau électrique principal. Sans entrer dans les détails techniques, soulignons qu'un contrôleur de charge pour véhicules électriques est généralement nécessaire. Il s'agit de cette boîte grise ajoutée, qui permet de contrôler et d'optimiser la consommation d'énergie pour éviter les surcharges et réduire les coûts énergétiques. Pour pouvoir gérer la puissance en partageant la capacité disponible, les bornes doivent communiquer entre elles. Cette communication fait appel à différentes technologies sans fil (Wi-Fi, ZigBee, cellulaire, etc.) ou filaire. C'est un élément dont il faut tenir compte au moment de choisir la solution qui convient à ses besoins.

4. Les enjeux financiers

Le programme Roulez vert , en place depuis 2012 aux côtés de la subvention fédérale de 5 000 $, subit et subira une série de coupes budgétaires, culminant avec son abolition totale en 2027. Le programme du gouvernement du Québec offre des subventions substantielles aux acheteurs d'autos électriques (jusqu'à 4 000 $ pour l'achat d'une automobile et 600 $ par borne installée). Or, en février 2024, le gouvernement annonce sa suspension temporaire pour une période d'au moins 2 mois à compter du 1 ^er . Cependant, on annonce aussi que le rabais de 600 $ sur l'installation de bornes de recharge devrait être maintenu au-delà de 2027.

Les syndicats qui souhaitent aller de l'avant avec un projet d'électrification auraient donc tout avantage - pour anticiper le virage Vert - à provisionner un fonds dédié au projet bornes de recharge pendant les années précédant sa. Sinon, il faudra utiliser des cotisations spéciales, ce qui risque de rendre le projet moins attrayant pour certains copropriétaires.

5. Les principales étapes-clés du projet

Le projet borne de recharge peut découler de l'initiative d'un copropriétaire ou du conseil d'administration (CA) mais dans tous les cas, c'est le CA qui est maître d'œuvre du projet. Le CA ou un comité de copropriétaires détermine les besoins et documente les paramètres techniques, légaux et financiers d'un tel projet sur l'ensemble de la copropriété : modification nécessaire à la déclaration de copropriété, emplacement et types de bornes de recharge, évaluation sommaire des coûts et partage des responsabilités et des coûts entre le syndicat et les copropriétaires.
Une fois cette analyse sommaire réalisée, le comité ou le CA convoque une 1re assemblée (extraordinaire de préférence) pour informer et mobiliser les copropriétaires sur le projet bornes de recharge . À cette étape, il faut l'aval de l'assemblée pour procéder à la recherche d'experts techniques et juridiques qui poseront les jalons du projet.
Le recours aux services d'une firme spécialisée (ingénieurs ou technicien spécialisé) ou d'un entrepreneur-électricien est incontournable. Une visite des lieux (des firmes le faisaient gratuitement en 2024) servira à déterminer le contexte d'installation de l'équipement qui dépend de la configuration de l'immeuble et de la nature juridique des cas de stationnement : parties privatives, communes ou communes à usage restreint. On évalue alors s'il faut privilégier une approche individuelle (depuis le compteur de chaque copropriétaire) ou une approche commune (depuis le compteur de l'immeuble). L'expert fera l'analyse des charges et de l'équipement électrique requis. Une évaluation plus précise des coûts devrait alors être connue.
En vue d'une approbation formelle par l'assemblée, le comité ou le CA fait rédiger une politique de recharge ou à tout le moins un règlement modifiant la déclaration, en contactant un notaire ou un avocat spécialisé en copropriété. Ce règlement modifie l'acte constitutif de la déclaration de copropriété; il devra impérativement être approuvé par au moins 75% des voix à l'assemblée et notarié.
Une 2 ^e assemblée est convoquée (privilégier une assemblée extraordinaire) pour que l'assemblée se prononce formellement sur la mise en œuvre des travaux, après le compte-rendu de l'expert technique et après avoir pris connaissance de la politique de recharge ou du règlement modifiant la déclaration de copropriété. Au besoin, inviter un professionnel technique ou juridique pour qu'un tiers puisse répondre aux questions des copropriétaires. Au terme de cette assemblée, un vote favorable d'au moins 75% des présentes ou représentées à l'assemblée (art. 1097 CcQ) est impératif pour pouvoir aller de l'avant et réaliser le projet.
Le Code du bâtiment exige la production de plans et de devis pour toute installation électrique de plus de 200 kW. Ces plans peuvent être réalisés par un maître électricien, mais uniquement pour les travaux qu'il fait lui-même. Si le syndicat ou le propriétaire souhaite faire préparer les plans et devis par un professionnel indépendant, il doit faire appel à un ingénieur membre de l'Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ).
Construction du projet

Ressources

Site complet sur le sujet : l'Association des Véhicules Électriques du Québec https://www.aveq.ca/

Pour voir et entendre 3 experts aborder les aspects techniques et juridiques : Webradio mai 2024 (Condolegal) - Bornes de recharge en copropriété

Pour les étapes du projet et les détails purement techniques, un document fort bien fait par Hydro-Québec sur la recharge des véhicules électriques dans les immeubles multilogements : Guide de recharge de véhicules électriques dans un multilogement. Décembre 2019

Deux firmes spécialisées : GCD Énergie : https://gcdenergie.com/ et Murbly : https://murbly.com/

Julie Boivin, janvier 2025

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Si on parlait de gestion administrative.

Le budget prévisionnel, les états financiers et les impôts du syndicat.

Lors de l'assemblée annuelle les administrateurs dépose un budget prévisionnel et aussi les États financiers du syndicat - explications.

Exemple d’un budget prévisionnel pour un syndicat de copropriété :

Le budget prévisionnel : un outil de planification

Le budget prévisionnel est un document préparé par le syndicat et présenté aux copropriétaires lors de l’assemblée annuelle. Il sert de plan financier pour l’année à venir et comprend plusieurs volets : Le fonds d’opération, le fonds de prévoyance et le fonds d’autoassurance, dans trois comptes distincts.

Le fonds d’opération (dépenses courantes)

Ce fonds couvre les frais de gestion et d’entretien nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.

Voici quelques exemples de postes budgétaires détaillés. (Liste non exhaustive)

✔ Frais de gestion et administratifs

Honoraires du gestionnaire
Frais de comptabilité
Frais bancaires
Matériel de bureau et impression
Frais postaux et téléphonie
Honoraires professionnels (avocats, ingénieurs, architectes)
Frais de formation des administrateurs

✔ Assurances du syndicat et des administrateurs et la responsabilité civile

Prime d’assurance de l’immeuble (incluant désormais les parties privatives), tandis que chaque copropriétaire est responsable d’assurer ses améliorations locatives conformément à la description des parties privatives, également appelée unité de référence.

✔ Entretien des parties communes (terrain)

Déneigement
Coupe du gazon
Entretien paysager
Nettoyage des parties communes
Vidange des puisards
Entretien du stationnement

✔ Entretien des parties communes (immeuble)

Nettoyage des parties communes intérieures
Entretien général de l’immeuble
Vérification et entretien des équipements (ex. : ascenseur, système d’alarme, ventilation)
Fonds de maintenance, dépenses reliées au carnet d’entretien

✔ Services

Électricité des parties communes
Chauffage des espaces communs

✔ Mises à jour (si pertinent)

Mise à jour du carnet d’entretien (tous les 5 ans)
Mise à jour de l’évaluation de la valeur de l’immeuble (tous les 5 ans)
Mise à jour de l’étude du fonds de prévoyance (tous les 5 ans)

✔ Réserve pour imprévus

Une réserve pour imprévus est essentielle pour éviter d’avoir recours à des cotisations spéciales en cas de réparations urgentes. Elle représente généralement 5 à 10 % du budget annuel.

Le fonds de prévoyance (travaux majeurs à long terme)

Ce fonds est destiné aux travaux de grande envergure (ex. : remplacement de la toiture, réfection du stationnement, mise à niveau du système de chauffage). Son montant doit être fixé en fonction de l’étude du fonds de prévoyance bientôt obligatoire.

Avec l’arrivée du carnet d’entretien obligatoire, une meilleure planification des travaux d’entretien préventif sera requise. Il faudra ajuster les cotisations pour éviter des déficits dans le futur.

Le fonds d’autoassurance (obligatoire depuis la loi 141)

Ce fonds est réservé au paiement des franchises d’assurance en cas de sinistre. Chaque syndicat doit prévoir un montant suffisant pour couvrir la franchise la plus élevée de ses contrats d’assurance.

Cette ligne dans le budget prévisionnel, permet de garantir le maintien des sommes nécessaires au fonds d’autoassurance lorsqu’une franchise a été acquittée au cours de l’année. Le syndicat ajustera ainsi le montant requis afin de reconstituer le fonds si nécessaire.

Exemple de répartition d’un budget annuel

Prenons une copropriété avec un budget total de 50 000 $, comprenant :

✔ Dépenses d’exploitation (fonds d’opération) : 25 000 $
✔ Fonds de prévoyance : 15 000 $
✔ Fonds d’autoassurance (franchise en cas de sinistre) : 10 000 $

Si un copropriétaire détient 10 % (fraction) selon sa quote-part, ses charges annuelles seront de 5 000 $, soit 416 $ par mois.

Lors de l’assemblée générale annuelle le syndicat dépose son budget prévisionnel, mais aussi les états financiers : le portrait réel de la copropriété

Les états financiers permettent de comparer ce qui a été prévu dans le budget avec ce qui s’est réellement passé. Ils incluent :

📌 Le bilan : il présente ce que la copropriété possède (actifs) et ce qu’elle doit (passifs). Il montre l’état du fonds d’opération, du fonds de prévoyance et du fonds d’autoassurance.

📌 L’état des résultats : il détaille les revenus (ex. : contributions des copropriétaires, intérêts bancaires) et les dépenses réelles.

📌 Les notes explicatives : elles fournissent des précisions sur certains éléments financiers.

Selon la taille de la copropriété, ces états financiers peuvent être préparés par un comptable et doivent respecter certaines normes comptables. Dans certains cas, la déclaration de copropriété peut en faire mention, tout comme elle peut prévoir la réalisation d'un audit financier.

Comptabilité de caisse vs comptabilité d’exercice

En copropriété, il existe deux méthodes de comptabilisation :

✔ La comptabilité de caisse (souvent utilisée par les petits syndicats sans expérience comptable) : elle enregistre les transactions lorsque l’argent est reçu ou dépensé. C’est une méthode simple, mais elle ne reflète pas toujours la réalité financière de la copropriété, notamment en fin d’exercice.

✔ La comptabilité d’exercice : elle enregistre les revenus et dépenses lorsqu’ils sont engagés, même si l’argent n’a pas encore été encaissé ou déboursé. Cette méthode donne une image plus fidèle des finances du syndicat et est privilégiée par les comptables professionnels. Cependant cela demande des connaissances en comptabilité…

Anticiper l’évolution des obligations

Avec le projet de règlement du gouvernement (Loi 16) il sera obligatoire d’obtenir une étude du fonds de prévoyance et un carnet d’entretien, il faudra prévoir des montants plus élevés pour l’entretien préventif des parties communes, ce qui influencera directement le fonds d’opération et le fonds de prévoyance. De plus, tous les 5 ans, chaque syndicat devra mettre à jour :

🔹 L’évaluation de la valeur de l’immeuble (utile pour l’assurance)
🔹 L’étude du fonds de prévoyance (déterminant les cotisations futures)
🔹 Le carnet d’entretien (suivi des travaux et planification)

Un poste budgétaire spécifique peut être prévu chaque année pour étaler ces coûts et éviter une charge trop lourde lorsqu’une mise à jour devient obligatoire.

En résumé

✅ Le budget prévisionnel planifie les dépenses annuelles et fixe les charges communes.
✅ Les états financiers comparent le budget avec la réalité et évaluent la situation financière.
✅ Trois fonds sont essentiels : opération, prévoyance et autoassurance.
✅ Une réserve pour imprévus fait partie du fonds d’opération.
✅ La comptabilité d’exercice offre une meilleure vision des finances qu’une comptabilité de caisse.
✅ Tous les 5 ans, des mises à jour sont requises (valeur de l’immeuble, fonds de prévoyance, carnet d’entretien). Un poste budgétaire dédié permet d’étaler ces coûts sur plusieurs années.

Une bonne gestion financière garantit la stabilité et la pérennité de votre copropriété!

Article rédigé par, Gilles Tremblay

Les syndicats de copropriété doivent-ils produire des déclarations de revenus et comment le faire. ? Article rédigé par Julie Boivin

LA SAISON DES IMPÔTS EN COPROPRIÉTÉ

Les syndicats de copropriété doivent-ils produire des déclarations de revenus ?

Oui, et ce, tant au provincial qu'au fédéral. Considéré comme une personne morale (sans but lucratif, sauf exception), un syndicat de copropriété est légalement tenu de produire des déclarations de revenus, même s'il ne génère aucun revenu. Les déclarations doivent être produites au plus tard 6 mois suivant la clôture de l'année financière du syndicat.

Avant de commencer : quels documents et informations rassembler ?

Avant de produire les déclarations, le syndicat doit rassembler :

Numéro d'entreprise (NE) . Seul un administrateur peut obtenir le numéro d'entreprise (NE) à 9 chiffres auprès de l' Agence du revenu du Canada . Il peut l'obtenir par la poste ou, mieux, par téléphone et l'obtenir sur-le-champ.
Numéro d'entreprise (NEQ). Les syndicats de copropriété sont enregistrés au registraire des entreprises du Québec et à chaque entreprise est attribué un numéro à 10 chiffres qui lui permet d'ouvrir un compte de banque et de transiger auprès des organismes gouvernementaux. Ce numéro peut être trouvé en ligne, sur le site du registraire des entreprises du Québec, simplement avec le nom du syndicat.
Numéro d'identification (ID). Pour obtenir le numéro d'identification (ID) de son syndicat, un copropriétaire peut l'obtenir en téléphonant au service à la clientèle de Revenu Québec . Ce numéro à 10 chiffres sert exclusivement aux correspondances avec Revenu Québec.
Date de constitution du syndicat. Cette date est inscrite au registraire des entreprises du Québec.
Noms des administrateurs et de leurs postes. On peut aussi les désigner comme « administrateurs ».
États financiers : Avoir en main les états financiers dont le bilan doit impérativement être équilibré, sans quoi il se peut que Revenu Québec ou l'ARC les questionne.
Si les déclarations de revenus sont complétées par un copropriétaire : seule une production manuelle, en format papier. Il n'existe pas de logiciel « grand public » pour les entreprises.

Quels formulaires faut-il remplir ?

Pour les petites copropriétés, définies aux fins de l'impôt comme des syndicats dont les revenus de placements sont inférieurs à 10 000$ ou dont l'actif est inférieur à 200 000$, les formulaires requis sont :

Déclaration fédérale T2 abrégée + annexe 100 (bilan) + annexe 125 (état des résultats) + annexe 141 (liste de contrôle qui permet de déterminer qui a préparé les états financiers, l'importance de sa participation et si des réserves ont été rédigées).

Formulaire provincial CO-17.SP (2 pages) qui exige le paiement annuel des droits d'immatriculation et qui demande d'annexer les états financiers.

Pour les grandes copropriétés, définies aux fins de l'impôt comme des syndicats dont les revenus de placements sont supérieurs à 10 000$ ou dont l'actif est supérieur à 200 000$, les formulaires requis sont :

Déclaration fédérale T2 abrégée + annexe 100 (bilan financier) + annexe 125 (état des résultats) + annexe 141 (liste de contrôle qui permet de déterminer qui a préparé les états financiers, l'importance de sa participation et si des réserves ont été formulées). S'ajoute l'annexe T1044 (2 pages) qui est la Déclaration de renseignements pour les organismes sans but lucratif .

Formulaire provincial CO-17.SP (2 pages) qui exige le paiement annuel des droits d'immatriculation et qui demande d'annexer les états financiers.

Doit-on envoyer les états financiers ?

Les états financiers sont demandés au provincial seulement , avec le formulaire CO-17.SP.

Que se passe-t-il si notre syndicat n'a jamais fait de déclaration de revenus ?

Si un syndicat n'a jamais produit de déclaration de revenus, il n'est jamais trop tard pour commencer. Les déclarations d'impôts sont alors remplies pour une première année uniquement, sans égard aux années antérieures. Comme aucun revenu n'est déclaré, les agences gouvernementales sont clémentes et, généralement, ne demandent rien de plus.

Il est toutefois possible, bien que rare, qu'un syndicat de copropriété soit soumis à une pénalité de retard ou à des intérêts. En principe, l'amendement pourrait aller jusqu'à 25$ par jour de retard (minimum 100$ et maximum 2 500$ par déclaration non produite). Si une pénalité devait être imposée, contactez l'Agence de revenu du Canada et Revenu Québec pour régulariser la situation. Les agences de revenu gouvernementales sont souvent compréhensives.

Concrètement, comment procéder ?

Étape 1 : Rassembler les 3 numéros requis => le NEQ et l'ID au provincial et le NE au fédéral
Étape 2 : Rassembler les états financiers de l'année financière qui vient de se terminer
Étape 3 : Remplir les formulaires requis. Dans le doute ou devant cette tâche qui pourrait paraître rébarbative pour certaines personnes, ne pas hésiter à faire appel aux services d'un comptable professionnel agréé (CPA). Les frais exigés en 2023 par une firme réputée de CPA étaient de ± 150$ pour la production des 2 déclarations.
Étape 4 : Au besoin, contactez l'Agence de revenu du Canada et Revenu Québec pour clarifier les démarches à compléter, en particulier si des pénalités sont imposées.

Plusieurs articles sur la gestion financière et les déclarations de revenus :

https://www.solutioncondo.com/tag/impot/

Deux CPA remplissent les formulaires pas à pas, lors d'une formation du RGCQ :

https://www.youtube.com/watch?v=QL0NlgVATHk&t=9s

Article rédigé par Julie Boivin, janvier 2025

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Tout savoir sur la Loi 25.

Quelles sont les obligations du syndicat - Loi 25 : Protection des renseignements personnels.

Rappel :

Depuis le 22 septembre 2022, les syndicats de copropriétaires doivent nommer un responsable de la gestion des renseignements personnels, faute de quoi cette responsabilité revient automatiquement au président.

Ce responsable doit élaborer une politique (22 septembre 2023) encadrant le traitement des données personnelles, laquelle doit être adoptée par le conseil d’administration et communiquée aux copropriétaires.

Les administrateurs et gestionnaires peuvent accéder à ces informations, incluant des données financières et comptables, mais leur divulgation à des tiers est strictement interdite.

Enfin, si des caméras de surveillance sont présentes, une politique spécifique à leur gestion doit également être mise en place, avec un responsable désigné.

La Loi 25 au Québec impose des obligations spécifiques aux syndicats de copropriété pour la protection des renseignements personnels, en renforçant leurs responsabilités en matière de gestion et de sécurité des données.

Voici un résumé des points clés applicables à la copropriété :

1. Désignation d'un responsable des renseignements personnels

Le syndicat de copropriété doit désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Par défaut, ce rôle revient au président du conseil d'administration, sauf si une autre personne est désignée.

2. Politique de confidentialité

Le syndicat doit adopter et publier une politique claire sur la gestion des renseignements personnels. Cette politique doit détailler :
- Les types de renseignements collectés (ex. : coordonnées des copropriétaires, documents financiers).
- Les finalités pour lesquelles ces données sont utilisées.
- Les mesures de protection mises en place.

3. Consentement et gestion des données

Le syndicat doit obtenir le consentement des copropriétaires ou des résidents avant de collecter, utiliser ou partager leurs renseignements personnels, sauf dans certains cas prévus par la loi (ex. : pour exécuter ses obligations légales).
Les informations fournies doivent être pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour la gestion de la copropriété.

4. Droit des copropriétaires

Les copropriétaires ont des droits accumulés, notamment :
- Droit d'accès : Ils peuvent demander à consulter les renseignements les concernant.
- Droit de rectification : Ils peuvent demander une correction des informations inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement : Dans certaines circonstances, ils peuvent exiger la suppression de leurs données.

5. Sécurité et gestion des incidents

Le syndicat doit mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données personnelles (ex. : accès limité aux documents, stockage sécurisé).
En cas de fuite ou d'incident entraînant un risque sérieux de préjudice, le syndicat doit :
- Informer la Commission d'accès à l'information (CAI).
- Aviser les copropriétaires concernés.

6. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Avant d'introduire un nouveau système ou une technologie pouvant affecter la vie privée (ex. : installation de caméras de surveillance), le syndicat doit effectuer une évaluation des impacts sur la vie privée.

Impacts pratiques pour les syndicats de copropriété

Adopter des pratiques de gestion documentaire conformes (ex. : destruction des documents obsolètes).
Mettre à jour les règlements d'immeuble pour inclure des clauses sur la protection des renseignements personnels.
Former les membres du conseil d'administration sur leurs responsabilités liées à la loi.

En résumé, la Loi 25 impose aux syndicats de copropriété de moderniser leur gestion des renseignements personnels pour garantir la confidentialité, la sécurité et le respect des droits des copropriétaires et résidents.

Politique de protection des renseignements personnels en copropriété / Exemple

VOICI UN EXEMPLE D'UNE TELLE POLITIQUE :

RESTRICTIONS - Ce document est un exemple partiel pour démonstration. Il n'est pas parfait, c'est un brouillon… - Vous pouvez l'améliorer, le modifier, ajouter des éléments car chaque syndicat étant différent.

Nous n'avons pas inclus le volet des caméras de sécurité car c'est souvent un règlement distinct.

C'est un exemple interne fait maison…

SOUS TOUTES RÉSERVES LÉGALES.

Politique de confidentialité et de la protection des renseignements personnels du Syndicat des Deux-Rives

Responsable de la politique :

Mme Odette Latulipe

Courriel : odette.latulipe@gestionmail.ca

1- Introduction

La présente politique de confidentialité décrit les pratiques du Syndicat des Deux Rives en matière de collecte, d'utilisation, de conservation et de divulgation des renseignements personnels que nous recueillons pour la gestion du Syndicat.

2- Renseignements personnels

Le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant une personne identifiable, à l'exclusion du nom et de l'adresse postale des copropriétaires détenus au REGISTRE de la copropriété.

3- Consentement

En fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous avons recueillions, utilisés et communiqués ces renseignements personnels conformément à cette politique de confidentialité, qui peut être modifiée à l'occasion.

Les personnes qui ne souhaitent pas que leurs renseignements personnels soient, utilisés ou communiqués doivent s'abstenir de les fournir. Les personnes qui ont fourni leurs renseignements personnels et qui souhaitent retirer leur consentement peuvent le faire en voyant un courriel à odette.latulipe@gestionmail.ca

Sous réserve de restrictions contractuelles ou légales, une personne peut retirer son consentement en tout temps avec un préavis raisonnable.

4- Collecte et utilisation des renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels que vous nous fournissez directement

Nous utilisons ces renseignements pour vous fournir des services, vous envoyer des communications pertinentes.

Comme votre nom, adresse postale, courriel et téléphone.

Le syndicat peut aussi détenir des renseignements que vous nous avez envoyés, et/ou accumulés au fil du temps, comme les renseignements sur votre lot au '' Registre foncier du Québec'' ou tout autre document, police d'assurance, lettre, courriel , téléphone, acte d'achat, données bancaires, certificat de localisation, caution (si location) etc.

Cette énumération n'est pas une liste exhaustive.

Définition. Une « liste non exhaustive » signifie : une liste qui n'est pas complète, qui ne comporte pas tous les éléments de la matière ou du domaine qu'elle traite.

5- Protection des renseignements personnels

Nous avons mis en place des mesures de sécurité matérielles pour protéger vos renseignements personnels. Ces mesures incluent la sécurité des installations, l'accès restreint aux fichiers de renseignements personnels, des logiciels de sécurité et des pares-feux pour empêcher l'accès non autorisé aux ordinateurs, ainsi que des politiques internes relatives à la sécurité et aux mots de passeur.

Seuls les administrateurs qui ont besoin d'accéder à ces renseignements dans le cadre de leurs fonctions se accordent à l'accès à ces renseignements personnels.

- Communication des renseignements personnels

Nous ne communiquons vos renseignements personnels à des tiers sans votre permission, sauf si nous y sommes autorisés ou tenus par la loi (par exemple, si nous sommes tenus de le faire en vertu d'une obligation légale, d'une ordonnance judiciaire. Si le syndicat décide d'embaucher un gestionnaire, il pourrait utiliser vos renseignements personnels conformément à la présente politique.

- Conservation des renseignements personnels

Nous conservons vos réalisations personnelles pour la durée nécessaire à la des activités ou services pour lesquels ils ont été recueillis, pour toute période de conservation requise par la loi, La durée de conservation, peut varier en fonction de la nature des renseignements conservés.

Les copies des renseignements personnels conservés dans nos fichiers de sauvegarde électroniques seront détruites conformément au cycle de vie courant des copies de sauvegarde.

- Exactitude des renseignements personnels

Nous nous efforçons de maintenir vos renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que possible. Nous nous attendons à ce que vous nous fournissiez régulièrement des renseignements personnels à jour, si cela est nécessaire pour que nous puissions vous fournir des services ou vous envoyer des communications que vous avez demandées.

6- Mises à jour de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est la version en vigueur à la « date de la dernière mise à jour » indiquée en haut de cette page.

7- Responsabilité et contact

Mme Odette Latulipe, administratrice et secrétaire, est responsable des renseignements personnels sous son contrôle.

Les autres administrateurs veillent à ce que nous respectons cette politique. Pour toute plainte et problème de confidentialité, pour consulter, corriger ou mettre à jour les renseignements personnels que nous avons recueillis, veuillez nous contacter par courriel avec le responsable.

Responsable de la politique :

Mme Odette Latulipe

Courriel : odette.latulipe@gestionmail.ca

Veuillez noter que cette politique a été adoptée par votre conseil d'administration et présentée lors de l'assemblée générale des copropriétaires (AGA) en 2023.

En cas de non-respect de cette politique, le syndicat pourrait s'exposer à des amendes.

Mettre une date : _____________

Formulaire de consentement des copropriétaires - Loi 25 / Exemple

La Loi 25 et le consentement

Protection des renseignements personnels : obligations des syndicats de copropriétaires en vertu de la Loi 25 (anciennement projet de loi 64)

La Loi 25, visant à moderniser les règles encadrant la protection des renseignements personnels, est entrée en vigueur le 22 septembre 2022. Cette loi a un impact direct sur les syndicats de copropriétaires, qui doivent désormais veiller à une gestion rigoureuse des données personnelles qu’ils collectent et utilisent.

Rappel sur les registres de copropriété

Conformément au premier alinéa de l'article 1070 du Code civil du Québec :

« Parmi les registres de la copropriété, le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire ; ce registre peut également contenir d'autres renseignements personnels concernant un copropriétaire ou un autre occupant de l'immeuble, si celui-ci y consent expressément (...) »

Ainsi, la transmission d'adresses courriel ou d'autres informations personnelles nécessite le consentement explicite des copropriétaires.

Gestion des adresses courriel

Pour respecter ces exigences :

Consentement annuel : Lors de chaque assemblée générale annuelle (AGA), il est recommandé de recueillir l’autorisation des copropriétaires par le biais d’un formulaire simple, incluant :
- Une liste des copropriétaires, avec un espace pour leur signature, autorisant le conseil d’administration (CA) à utiliser leur adresse courriel pour les communications syndicales.
- Une option pour autoriser ou refuser la publication de leur adresse en copie visible (CC) lors des envois collectifs.
Exemple de texte pour le formulaire :
« J’autorise le conseil d’administration du syndicat à utiliser mon adresse courriel pour transmettre les communications du syndicat. J’autorise également (ou non) la publication de mon adresse en copie visible lors des envois collectifs. »
Nouveaux copropriétaires : Une demande similaire peut être envoyée par courriel dès leur arrivée, pour garantir une gestion uniforme des consentements.

Responsabilités renforcées des syndicats

La Loi 25 impose également de nouvelles obligations aux syndicats de copropriétaires :

Depuis le 22 septembre 2022 :
- Le syndicat doit désigner, par résolution du conseil d’administration, une personne responsable de la protection des renseignements personnels.
- Le titre et les coordonnées de cette personne doivent être publiés sur le site internet de la copropriété, ou mis à disposition par d'autres moyens si un site internet n’existe pas.
Depuis le 22 septembre 2023 :
- Les administrateurs doivent adopter une politique de gestion des renseignements personnels.
- Cette politique doit inclure des règles claires et un protocole pour la communication des données personnelles, et les copropriétaires doivent en être informés.

Modèle de formulaire de consentement

Voici un exemple type pour recueillir les autorisations nécessaires :

Formulaire de consentement
Nom : __________________________
Adresse : ________________________
Courriel : ________________________
Téléphone : ______________________

Je consens à ce que le conseil d’administration du syndicat utilise les informations suivantes pour les communications syndicales :

Mon adresse courriel OUI ___ NON ___
Mon numéro de téléphone OUI ___ NON ___

J’autorise également la publication de mon adresse courriel en copie visible (CC) lors des envois collectifs :

Oui ___
Non ___

Signature : ________________________
Date : ___________________________

Note : Ce formulaire est fourni à titre indicatif. Il est conseillé de consulter un professionnel spécialisé en droit de la copropriété ou en protection des données pour garantir la conformité à la Loi 25 et à votre situation spécifique.